Jälle uus Exchange – kas kolida?

Ühena esimestest on uue Exchange’i kasutusele võtnud Amserv Grupi AS. Sealne IT-juht Mehis Kütt selgitab, et nende üleminek sellele oli planeeritud ühe etapina IT-infrastruktuuri uuendustest. Kuna ettevõttes kasutatakse Microsofti rendilitsentse, siis saavad nad kasutada kogu aeg uusimat tarkvara ja selle eest eraldi ei maksa.

Miks ka mitte?

Kütt selgitab, et infrastruktuuri uuendamise projekt sai paika pandud koostöös partneri Netgroupi spetsialistidega eelmise aasta oktoobris ja tööd algasid novembris. IT infrastruktuuri uuendamise projekti esimene samm oli serveripargi riistvara uuendamine. Seniste 4-5 aastat vanade IBMi serverite asemel valiti kaks uut IBM x3550M2 serverit.

Teise sammuna sai novembris käivitatud vanade serverite virtualiseerimine uude VMware keskkonda. VMware keskkonnas uuendati vanad Windows 2003 serverid ka Windowsi server 2008 peale.

„Novembri lõpuks võisime kõik vanad füüsilised serverid välja lülitada ja detsembris loodi uus virtuaalne server Exchange 2010-le ning tehti testid meiliserveri kolimiseks uuele platvormile. 2010. aasta jaanuari jooksul saime lõplikult kinni panna vana Exchange 2007 serveri,“ kirjeldab Kütt uue tarkvara kasutuselevõttu.

Varem oli Amservis kasutusel Exchange 2007 ja tänu OV-lepingutele, mis võimaldavad kasutada alati uusimaid tarkvaraversioone, tundus mõistlik uue riistvara ja serveri operatsioonisüsteemide uuendamise korral ka uusim suhtlustarkvara kasutusele võtta. „Serveri tarkvara päris iga päev muidu uuendama ei kipu,“ lisab Kütt.

Enim võitsid OWA kasutajad

Küti arvates on võit uuest Exchange’ist peamiselt käegakatsutav igapäevastele Outlook Web Accessi kasutajatele, kes saavad juba praegu kasutada neid uuendusi, mis Outlook 2010 beetas näha on. OWA on veebirakendus neile, kes tahavad oma ettevõtte e-posti kasutada hea funktsionaalsusega ka veebilehitseja vahendusel, justkui logides näiteks sisse Hotmaili või gmaili.

E-postikasutajatele, kes töötavad arvutisse paigaldatud Outlook 2007 tarkvaraga, väga palju uut aga ei silma.

„Administreerimise seisukohalt on lisandunud palju otse script’idega lahendatavaid asju, kuid mina loodan eelkõige võitu selle aasta suvel välja tulevast MS Office 2010st kasutajatele. Nii et oleme homseks valmis,“ selgitab Kütt.

Väga tõsiselt Küti sõnul Amservis Microsofti toodetele alternatiivi kaalutud pole, kuigi samas tõdeb ta, et Microsofti litsentsid pole alati kõige odavamad.

Natukene tehnilist juttu

IT-partneri spetsialist Tõnis Tikerpäe räägib, et Exchange ei nõua enam nii kiireid kettaid kui vanasti, sest paranenud on andmete kirjutamise ja lugemise kiirus. „Kahjuks on see ruumi arvel, aga nüüd saab kasutada ka odavamaid, näiteks kas või SATA kettaid,“ selgitab ta.

Exchange’i andmebaasi võib kasutada ka mitte RAIDis olevatel ketastel ja saab tekitada näiteks 3 baasi ning nende vahel on n-ö klastri luua – kui tekib ühes baasis viga, siis teiste baaside abil see parandatakse.

Miks üldse suhtlustarkvara?

Paljudes väikefirmades on e-post kasutusel tasuta teenusena kas või Hotmaili või Google’i e-posti näol. Millal aga tuleks mõelda oma rakendusele oma serveris? IBM Eesti Lotuse tarkvara spetsialist Mati Ustav selgitab, et seda otsust peaks eelkõige mõjutama kontroll oma firmas liikuva info üle ja see, kui tähtsaks firma toimimisele seda infot peetakse.

Kui e-posti kasutatakse eelkõige hommikuste veebist leitud naljade kolleegidele edasisaatmiseks, on Ustavi arvates lihtsam (ükskõik millist) veebipõhist e-posti kasutada. Hetkest, kui e-posti teel (või kinnistes foorumites, wikides, blogides) liikuv info sisaldab firma ärisaladusi ja selle  lekkimine võib saada saatuslikuks firma käekäigule, tuleks mõelda täielikult enda kontrolli all oleva keskkonna peale.

Üldiselt ei saa lootma jääda ka sellele, et töötajad oma avalike veebiteenuste kasutajakontosid piisavalt hästi turvata suudavad. Lisaks on ka majast väljas asuva süsteemi korral alati teadmata hulk täiesti tundmatuid isikuid, kellel on sinu firma privaatsele informatsioonile piiramatu ligipääs, ja igaüks ei tunne ennast selle teadmisega just mugavalt.

„Teine tegur on kindlasti informatsiooni kättesaadavus siis, „kui kusagil kaugel midagi juhtub“, ehk siis endast sõltumatud välised tegurid. Kaob näiteks internetiühendus, siis kusagil kaugel asuva veebipõhise e-posti korral mitte ainult ei saa lihtsalt enam väljastpoolt kirju vastu võtta ega välja saata, vaid kogu e-post (ja muud vahendid) koos kõige seal leiduva vajaliku infoga on kättesaamatu. Mida olulisemat infot on nendes süsteemides talletatud, seda suurem kaos sellele järgneb,“ kirjeldab Ustav olulist murekohta veebipõhiste e-postiteenuste kasutamisel.

Mõned uued võimalused Exchange 2010s

• OWA (Outlook Web Access) toetab ametlikult lisaks IE-le ka Firefoxi ja Safarit (kogu Web Accessi funktsionaalsus on kasutatav).
• Conversation View. Kui on aktiveeritud, grupeerib samateemalisi e-kirju, nii sinu kui ka teiste saadetuid, kui teema puhul on saadetud mitu kirja.
• Mail tips – kui saadad maile näiteks grupile, siis näitab ära, kui kellelgi on majaväline aadress. Või kui keegi on out of office.
• On võimalik lõppkasutajale haldusõigusi anda – gruppidesse liitmiseks, oma konto info muutmiseks, lisaks saab teatud ülesandeid teha, näiteks kellegi teise mailbox’i lugemisõigust küsida.
• Kasutaja saab ise teateid jälgida, vaadata, kas serverisse on e-kiri sisse tulnud ja kas see on blokitud või kas on kiri välja läinud serverist.
• Administraator saab teha teatud märksõna otsinguid, nt sõnaga „raha“ näeb kogu organisatsiooni sisse ja välja tulnud kirju, kus on see sõna sees
• Võimalus sünkroniseerida SMSe oma Outlooki mailbox’i ja saata läbi Outlooki ka SMSe välja.
• Arhiiv on viidud serverisse, st enam ei hoita arhiveeritud kirju arvutis PST-failidena. Arhiivi lugemiseks peab aga olema võrguühendus (online archive)
• OCSiga (Office Communication Server) integratsioon. Saab suhelda (chattida) Outlooki kaudu või OWAs otse töökaaslastega, kellel on Office Communicaator (firmasisene MSN). Outlookist saab ka otse helistada mobiilile, lauatelefonile või ka arvutist arvutisse.
• Võimalus kahe ettevõtte vahel jagada kalendreid (forefront secure gateway olemasolul)

Allikas: Netgroup

Alternatiiv – IBM Lotuse tarkvara

Tegelikult on alternatiive Exchange’ile palju, tasub vaid googeldada sõnaga „Exchange Alternatives“. Peatume siinkohal ühel tuntud tootel, millele on ka kodumaal tugi olemas.

Enim kasutavad kodumaised väikesed ja keskmised firmad Lotuse tarkvara võimalustest e-posti osa, kuid ka kliendihalduse, dokumendihalduse, helpdesk’i, projektihalduse jpm lahendusi. Laiendatavus ja mitmesugused lisad on kindlasti üks Lotus Notes/Domino eeliseid.

Lisaks pakub Lotus ka virtuaalset projektihalduskeskkonda Lotus Quicker ja reaalaja suhtlus- ning veebikonverentsikeskkonda Lotus Sametime.

IBM pakub Lotuse tarkvara soetamiseks erinevaid võimalusi ja hind sõltub kliendi vajadustest ja sellest, kas soovitakse investeerida litsentside väljaostmisesse või maksta kuu- või aastapõhiselt pilveteenuse kasutamise eest. Näiteks kahekümne töötajaga ettevõte saab Lotus Domino ja Notesi grupitöötarkvara keskkonna kasutusele võtta, investeerides Expressi litsentsidesse mõnikümmend tuhat krooni. Selle investeeringu eest saab üles seada rohkem kui ühe Lotus Domino serveri ja 20 Notesi klienti. Lisaks tuleb litsentsiga kaasa Notesi kliendikeskkonda integreeritud reaalajasuhtluse funktsionaalsus Lotus Sametime’i näol, Lotus Traveler telefoniga sünkroniseerimiseks ning rakenduste kirjutamiseks Domino Designer. Sama funktsionaalsuse kasutamine pilveteenusena võib kliendile maksma minna alates kolmest dollarist kuus kasutaja kohta.

Vaata veebist lisa:
www.microsoft.com/exchange
www-01.ibm.com/software/lotus